电子文档是指具有保存价值，能被计算机系统识别和处理，能按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网上传递的数字代码序列。利用计算机光盘、网络等高科技技术处理各种文档，具有存储量大、处理速度快、便于利用、工作效率高的特点。随着网络技术的发展，很多单位和部门都建立了自己的局域网或利用政府网，便于信息的传递，实现了资源共享。并且随着办公自动化和网络技术的迅速应用和普及,在日常办公和工作中产生了大量的电子文件和档案,如何管理好电子文件和档案,成为一个日益突出的问题,备受关注。作为基层立档单位，在电子文档的管理中面临着许多问题,这些问题直接影响电子文档的使用和管理，研究和探讨这些问题,有助于在工作实践中更好地发挥电子文档的功能和作用。

一、电子文档的特性

电子文档具有许多不同于普通纸质文件的鲜明特点：

信息的非人工识读性：电子文档只有通过电子计算机特定的程序解码才能正确识读。

系统依赖性：电子文档的制作、处理以至归档以后的全部管理活动都必须借助计算机系统进行。

信息与特定载体的可分离性：构成电子文件的信息不再具有物理意义上的固定实体形态，也不再具有固定的物理位置，它可以在不同的载体上同时保存或相互转换。

信息存储的高密度性：随着信息压缩技术及存储介质容量的不断更新和扩大，信息存储的密度也在不断提高。

信息的易变性：信息与载体的可分离性、电子文件载体的不稳定性和信息技术的发展所带来的信息编码方案、存储格式等的变化，都容易导致信息的损失和变易。

多种信息媒体的集成性：利用计算机技术可以将文字、图形、图像、影像、声音等多种信息形式加以有机组合，进而形成“多媒体文件”。

信息的可操作性：对电子文件可以进行压缩、转换格式等便于管理的操作。

与纸质文档相比，电子文档的载体材料是磁性物质和光盘，这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。与纸制文档载体相比，电子文档载体材料的寿命要短得多，一般仅为5—15年。在存放的过程中，灰尘对纸制文档的危害主要是机械磨损纸张、使纸张发生粘结而形成“文档砖”、给纸张带来霉变等。而对电子文档载体的损坏则主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏，且伤害一旦造成，载体上所记录的信息可能会局部丢失，在计算机系统上便无法读出原始信息，使电子文档失去保存价值。同时，外来磁场、机械震动、光线和有害气体等对纸质文档影响不大的因素对电子载体则能引起消磁或磁化、磁衰减、氧化等反应，影响文档的完整和安全。

由于电子文档的上述特点，因此，加强对电子文档的管理就显得非常必要。

二、电子文档归档管理面临的主要问题

1.电子文档的形成与档案管理脱钩的问题。目前世界各国的档案管理工作一般都是与文件管理工作分开进行的，从国内档案管理情况来看,电子文件的形成者和最终的档案管理者大多不会是同一部门或个人,由于电子文档从形成到积累最后到归档缺少纺一标准和规范程序,加上形成者往往缺少档案管理意识,因此在日常的利用和管理中随意性很大,往往由于网络安全方面的因素或者人员交替等因素,使电子文件在保存、积累过程中出现损坏、信息不完整,甚至丢失的概率增大,导致最后形成的档案不完整,甚至无法建立档案,这在部门电子文件归档中屡见不鲜。

2.多媒体等技术更新过快,电子文档永久保管难度大。如果只限于单纯的文字处理,目前国内外标准化程度比较高,相对应的技术环境也比较简单,电子文档的长久保管并不十分困难。但是伴随着多媒体和网络技术迅速的普及和广泛应用,在实际文件形成中,大量的声音、图像和不同格式的插件参插其中,使电子文件的技术环境及存储结构更加复杂,电子文件就成了多种信息的混合物。同时由于技术更新太快,加上地域之间技术发展和应用不平衡,缺少统一的标准加以规范,非标准信息必然增多,使电子文件离开了特殊环境就失去了可读性。

3.电子文件真实、完整和可靠性缺少有效技术支撑。影响电子文件的真实性、完整性、可靠性的因素很多,而能有效解决问题的方法却很少。实际工作中,影响这些性质的因素主要有：从电子文件的生成到归档缺少规范的程序化管理；收集电子文件时,忽略采集背景信息和元数据，一些草稿性电子文件处于自生自灭的状况;多数电子文件与其相对应的纸质文件之间未建立统一的管理方法;还有部分电子文件已实现无纸化,只对其进行了逻辑归档;存储电子文件选用的载体不耐久;保证电子文件真实性的技术过于复杂,难以采用等。

三、基层立档单位电子文档的管理对策

基层立档单位是档案收集与管理、服务与利用的基本单位和前沿，做好基层立档单位的电子文件与归档，是加快档案信息资源数字化工程建设的基本条件。目前基层立档单位档案信息数字化尚处在初创阶段，有大量的工作需要去做，特别是基层立档单位由于设备、资金、人员等具体情况，面对电子文档管理有许多需要解决的问题。

（一） 加强电子文档的管理，就必须加快档案信息化建设的步伐。

随着生产的快速发展，各种信息资源数量剧增，在这种形势下，只有切实加强电子文件的归档和电子档案的规范化管理，将档案信息化建设纳入单位信息建设的总体规划与计划中，才能确保单位的信息化建设持续协调发展。档案信息化建设要依托电子技术和网络技术，以文件档案信息资源建设为核心，建设档案信息高速公路，为单位发展提供便捷的服务平台。档案信息化建设是一个系统工程，主要涉及档案信息化基础设施和应用系统建设以及档案信息资源建设等内容。

档案信息化基础设施是档案信息化建设的基础，主要包括网络环境、硬件环境和系统软件等内容；档案信息化应用系统是指符合规范的、能保证档案信息交换、实现档案信息资源共享的信息管理软件系统。

档案信息资源建设是档案信息化建设的核心，它的任务主要体现在两个方面：一是现有馆藏档案的目录数据库和部分全文数据库建设；二是对电子文件积累、鉴定、著录、归档等环节的监督、指导，以保证电子文件的完整、有效、真实，并研究探索电子档案接收、保管、利用的技术方法，以提高电子文件归档和电子档案的管理水平。

（二） 加强电子文档的管理，必须加强规章制度和标准规范体系的建设，从根本上保证电子文件的形成与归档工作不脱节。

1.建立电子文件收集制度。收集电子文件既要保证电子文件的完整性和系统性，又要保证其原始性和有效性。电子文件不如纸质文件直观，若不及时收集，就很可能散失毁坏。要做好这项工作，一是要健全制度，落实责任。电子文件收集积累要形成制度，明确责任，应由形成部门负责收集积累，档案部门负责监督检查；二是完善技术，加强管理。电子文件的产生、处理要符合规定程序，使用统一的软硬件系统；三是在形成电子文件的同时，要嵌套形成详细的《文件信息单》，填写证明档案真实性的相关信息以及同文件档案相关联的信息，如文件的名称、件号、责任者、形成单位、类型格式、大小、密级、有效期（签署）等；四是及时登记，认真填写《电子文件积累登记表》。要把电子文件的收集积累分散到日常工作中，随时做好登记工作，保证电子文件的质量和收集工作效率，形成电子文件积累登记表。电子文件登记表应随同电子文件一起向档案部门移交归档。

2.制订电子文件的归档程序和操作步骤。按照电子文件归档与电子档案管理办法的规定，电子文件的归档工作程序应包括：电子文件形成、签署、审批，收集积累，编制目录，整理，鉴定属性，检测，编制说明，保存，复制备份，确定标识十大步骤。

3.建立电子档案利用与保护制度。随着网络的普及，电子档案的利用窗口将从档案阅览室分散到四面八方的计算机屏幕上，这使以往行之有效的控制手段变得无能为力。因此，必须建立专门的电子档案利用制度。电子文档要建立多套备份制度，一般应该制作三套，一套封存，一套提供利用，一套异地保存。电子档案未经批准任何单位或个人不得私自复制、拷贝、修改或转送他人，可在办公自动化系统终端查阅的要设置权限，并遵守保密规定。联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。

（三） 加强电子文档的管理，要重视电子文档信息的安全保密工作。

电子文件信息包括其属性信息和电子文件本身的内在信息两方面内容，与图书馆的图书文献信息或其他公开的信息不同的是，电子文件内在信息有其特殊性，保密要求很高，不能随意浏览、拷贝和下载，甚至一个单位内部相互也要保密。因此，档案管理人员要采取加密技术确保电子信息的非公开性，通过访问控制技术如入网访问控制、访问权限控制以及防火墙控制等措施，保护电子文档信息的安全。

（四） 加强电子文档的管理，必须重视对现有档案管理人员电子档案知识与计算机技能的培训。

电子档案处理运转的水平如何，在很大程度上取决于档案管理人员对档案技术的认知和把握程度。档案管理工作人员要克服传统观念，开拓创新，刻苦学习，努力掌握计算机技术、信息管理技术和网络技术等基本技术技能，改善知识结构，拓宽工作视野，全面了解电子档案管理系统运行的基本原理和要求，从而切实加强对电子文档的全程管理。

基层立档单位的档案工作人员除了要有熟练的计算机操作技术外，还应对本单位的办公化与电子信息管理情况了然于胸，摸索出本单位电子文档管理与归档的规律，认真建立工作秩序系统，解决难点问题，迅速打开电子文档管理与归档工作的新局面。

总之，随着科学技术的进步和发展，面对汹涌而至的电子文档浪潮，基层立档单位必须逐步增强电子文档意识，重视档案信息化建设和各项规章制度的建立完善，注重管理人才的培养和软硬件设备的开发配置，切实加强电子文档的管理和利用，保护好电子信息时代的人类历史记录。